Faktury: Vše, co potřebujete vědět
Co je to faktura?
Faktura je oficiální doklad, který společnost zasílá svému zákazníkovi při nákupu výrobků nebo služeb. Uvádí, co a za kolik bylo přesně prodáno. Faktura se často používá jako výzva k zaplacení a jsou na ní uvedeny platební údaje. Dobrá faktura musí být přesná a bez zbytečných dodatků.
Vzor faktury
Co má faktura obsahovat
Existují požadavky na standardní, dobře formulovanou fakturu:
Povinné náležitosti faktury
Tyto údaje/sekce by měla správná faktura obsahovat:
- Název - “Faktura - daňový doklad“: V hlavičce by mělo být jasně uvedeno, že se jedná o fakturu, protože díky tomu klient snadno pozná, co dostává a jak s ní má nakládat.
- Číslo faktury: Pomůže vám při sledování faktury a současně vám pomůže udržet pořádek ve vaší finanční evidenci.
- Datum vystavení: Jde o datum vytvoření a odeslání faktury. Popis dodaných výrobků nebo služeb: Popis by měl být jednoznačně uveden a srozumitelně napsán. Měl by být rovněž co nejstručnější. Není třeba dlouze rozvádět podrobnosti o službě/výrobku.
- Podrobné údaje o množství výrobků: Doplňte správné množství všech dodávaných výrobků.
- Ceny jednotek: Uveďte jednoznačně částky. Aby se minimalizovalo riziko rozdílů způsobených zaokrouhlováním, doporučuje se ceny pro účely účetnictví zaokrouhlovat na dvě desetinná místa.
- Údaje o případných poskytnutých slevách: Uveďte přesnou výši poskytnuté slevy a na jaké výrobky nebo služby je poskytována.
- Cena celkem: Je to celková částka všech nabízených služeb nebo zboží snížená o DPH. Na tuto částku také uplatníte sazby DPH.
- Použitá sazba/sazby DPH: DPH se u jednotlivých výrobků liší. Ujistěte se, že znáte aktuální sazby DPH.
- Celková výše uplatňované DPH: Vypočítejte celkovou hodnotu sazeb DPH a jasně ji uveďte.
- Celková částka faktury: Je to součet všech nabízených výrobků nebo služeb plus sazby DPH. Tato částka je definitivní částkou, kterou klient zaplatí. Ujistěte se, že je správná, abyste se vyhnuli zpoždění platby.
- Název společnosti: Toto musí být správný název vaší registrované firmy.
- Obchodní adresa společnosti: Toto je oficiální adresa vaší společnosti.
- IČ: Registrační číslo společnosti - to je číslo přidělené vaší společnosti při její registraci.
- DIČ: Daňové identifikační číslo - to musí být nezbytné pro daňové účely. Je možné jej vynechat, pokud vaše společnost není plátcem DPH.
- Název společnosti klienta: Jedná se o registrovaný název vaší společnosti.
- Adresa firmy klienta: Jedná se o adresu sídla firmy.
- IČ firmy klienta: Zkontrolujte, zda jste vyplnili správné IČ firmy.
- DIČ klienta: Pro účely daní musí být na faktuře uvedeno DIČ vašeho klienta. Může být vynecháno, pokud společnost není plátcem DPH.
- Měna: Jedná se o nezbytný doplněk faktury, aby nedošlo k žádným zmatkům souvisejícím s financemi.
- Registr: Příklad: "Do obchodního rejstříku zapsána u Městského soudu v Praze dne 19. června 2016, oddíl C, vložka 12."
- Způsob platby: Bankovním převodem, Hotově, Šekem, ..
- Variabilní symbol
Volitelné náležitosti faktury
Dle vašich preferencí můžete tyto sekce nebo údaje přidat nebo vynechat:
- Datum splatnosti: Toto je datum splatnosti celkové platby.
- Poplatek za zpoždění platby: Jedná se o poplatek navíc pro případy, kdy klient nezaplatí v den splatnosti.
- Platební údaje: Jde o bankovní údaje vaší společnosti nebo jinou preferovanou možnost platby. Například název banky, IBAN, SWIFT/BIC nebo PayPal či hotovost.
- Emailová adresa: Toto je oficiální e-mailová adresa vaší společnosti.
- Telefonní číslo: Mělo by to být oficiální telefonní číslo vaší firmy.
- Označovací číslo platby: Slouží ke sledování platby.
- Číslo zákazníka: Čísla, která jsou přidělena pro sledování obchodních aktivit s vašimi zákazníky.
Typy faktur
- Faktura s DPH: standardní faktura vystavená plátcem DPH
- Faktura pro neplátce DPH: běžná faktura vystavená společností, která není plátcem DPH.
- Proforma faktura: jednoduchá výzva k platbě
- Dobropis: vrácení peněz zákazníkovi
- Opakující se faktura: automatická fakturace odběrateli
Fakturační nástroje
- Jednoduchý fakturační software
- 38 šablon faktur zdarma - Word, Excel, PDF, dokumenty/listy Google
- PDF generátor faktur [Zdarma]
Dodatečné tipy pro fakturaci:
Při odesílání e-mailu s oznámením o faktuře klientovi je vhodné na závěr přidat "děkujeme". Tím projevíte zdvořilost i profesionální vstřícnost. Je všeobecně známo, že poděkování může být na dlouhou trať, takže když si jeho přidávání do faktur zvyknete, určitě to pomůže rozvoji vašeho podnikání.
Ujistěte se, že každý detail ve faktuře je správný, abyste předešli dotazům ze strany vašich klientů a předešli zbytečným potížím. Nesprávné údaje o vašich službách nebo produktech by mohly vést k opožděným platbám, narušeným vztahům s klienty a celkovému ztížení vašeho podnikání.