Opakující se faktura

Opakující se faktury: Podrobné vysvětlení

Význam opakující se faktury

Opakující se fakturu využije firma v případě, že si zákazník pravidelně objednává stejné produkty nebo služby za stejných podmínek. Třebaže se může časově lišit, musí být konzistentní a po určitém období.

Opakující se faktura se může zasílat denně, týdně, měsíčně nebo podle potřeby s určitou periodicitou. Na opakující se faktuře je celý obsah, jako je produkt nebo služba, informace o klientovi a DPH, v jednotlivých obdobích stejný.

Model opakující se faktury lze efektivně využívat pouze tehdy, pokud se obě strany (prodejce i zákazník) dohodnou, že nedojde ke změně obchodních podmínek. Pokud ke změně podmínek dojde, bude třeba opakující se faktury aktualizovat tak, aby tyto změny zohledňovaly.

Hlavní účel zasílání opakujících se faktur je zefektivnit proces fakturace a zároveň snížit administrativní zátěž týmu, který fakturaci spravuje.

Dovolte, abychom si to vysvětlili na příkladu. Řekněme, že společnost ABC poskytuje bezpečnostní služby pro komerční budovu, která je ve výstavbě, za dohodnutou sazbu 40000 CZK měsíčně. Pro společnost ABC je výhodné používat opakující se fakturu, protože podmínky, např. služby, sazby a další údaje, se s největší pravděpodobností nezmění. Kromě toho je pravděpodobné, že bude potřeba, aby bezpečnostní služby byly poskytovány po delší období.

Podrobné vysvětlení

Vystavování faktur se zdá být poměrně jednoduchým úředním procesem. Drobná chyba však může mít významný dopad na celý obchodní proces. K lepší efektivitě podnikání je vždy potřeba zkrátit celkovou dobu zpracování těchto funkcí.

Opakující se fakturu lze použít v situaci, kdy si pravidelní zákazníci podniku pravidelně objednávají stejné výrobky nebo služby a obsah této faktury je stejný jako u předchozí faktury. Nemělo by docházet k žádným změnám ve specifikaci nebo množství výrobků, ale jak již bylo uvedeno, v případě potřeby lze opakující se fakturu aktualizovat tak, aby odrážela případné změny.

Následují některé situace, kdy mohou být opakující se faktury efektivní:

• Pronájem zařízení

  V této situaci je logické použít opakující se fakturu, jelikož zařízení se obvykle pronajímá na delší dobu a fakturuje se měsíčně. Navíc se částka fakturace často nemění.

• Měsíční smlouva

  Při této situaci, kdy je zboží nebo služby dodáváno nebo prováděno každý měsíc, se zpravidla nevyžaduje žádná změna částky za zboží nebo služby. Použití opakujících se faktur je v této situaci výhodné, protože zjednodušuje správu účtů a úkoly spojené s fakturací.

• Členský poplatek

  Použití opakujících se faktur pro členské poplatky je praktické, protože členské poplatky se vyberají v pravidelných intervalech.

• Údržba a bezpečnostní služby

  Obecně se údržba provádí v pravidelných intervalech a podobně jsou nabízeny smlouvy o zabezpečení na delší pravidelná období. Používání opakujících se faktur je v těchto situacích solidním plánem, který povede k usnadnění procesů správy účtů.

Pokud je Vaše společnost založena na modelu příjmů, jako je například půjčovna, bezpečnostní firma, členská nebo periodická marketingová společnost, pak bude ideální využívat opakující se faktury.

Obsah nebo informace, které jsou potřebné k nastavení opakující se faktury, jsou větší než ty, které obvykle potřebujete pro standardní fakturu. Dodatečným krokem je, že při nastavení opakované faktury budete muset nastavit frekvenci faktur. K nastavení opakované faktury je zapotřebí následující obsah nebo informace:

• Údaje o zákazníkovi.
• Smluvní podmínky pro cenu, množství a další.
• Frekvence vystavování faktur, volby odesílání a další související informace. Ve fakturačním softwaru můžete nastavit automatické odesílání všech opakujících se faktur. Pokud je před odesláním vyžadováno schválení, software pro vystavování faktur má i tuto možnost. Znamená to, že budete mít možnost zvolit si, zda chcete opakující se fakturu odeslat automaticky, nebo ručně. Dále můžete mít také možnost nastavit sezónní vystavování faktur.

Výhody využívání opakujících se faktur

Následují některé výhody používání opakujících se faktur:

• Kancelářská práce, kterou řídí fakturační oddělení, se značně zredukuje, což znamená úsporu času a snížení nákladů. Je tomu tak proto, že fakturační software je nastaven tak, aby automaticky odesílal a spravoval faktury.
• Včasná fakturace pomáhá zajistit, aby byl celý proces fakturace vhodně řízen. Díky tomuto včasnému inkasu bude možné řídit cash flow, a tím napomáhat celkové likviditě podniku.
• Díky vysoké přesnosti fakturačního softwaru se snižuje riziko podfakturace.
• Protože je obsah faktury pomocí fakturačního softwaru automaticky kopírován podle předchozí faktury, bude při vyhotovování a odesílání opakujících se faktur méně chyb.
• Využití opakujících se faktur může mít také přímý dopad na vztahy, které máte se svými zákazníky a klienty. Ani jedna ze stran se totiž nemusí starat o měnící se sazby a další podmínky. O těchto podmínkách je již rozhodnuto. Faktury jsou zasílány vždy včas, aniž by hrozilo riziko, že budou chybět. Vznikají tak lepší obchodní asociace a vztahy, které zanechávají dobrý profesionální dojem na vašeho odběratele.
• Při využívání opakovaných faktur by se od vašeho zákazníka očekávaly včasné a rychlé platby. Faktury jsou zasílány ve stejnou dobu v každém období, například 1. dne v měsíci. Zákazník se s vaším fakturačním cyklem sžije, a tím se zvýší pravděpodobnost, že vaši platbu upřednostní při úhradě faktur. Jelikož zákazník bude vědět, jaké platby se očekávají v každém období, bude mít dostatek času na to, aby platbu provedl včas.
• Tím, že zákazník bude platit včas, povedou opakující se faktury ke zlepšení stavu peněžních toků ve vašem podniku.

Nevýhody používání opakujících se faktur

Následuje několik nevýhod spojených s opakovanými fakturami:

• Pak opakující se faktury nepokračují navždy. Je silně potřeba udržet zákazníka v kontaktu, jinak může podnik přijít o všechny opakující se příjmy. Jako náročnější se jeví věnovat zvýšenou pozornost zachování zákazníků a jejich zapojení.
• Pro podniky může být obtížné zvládnout příliv práce. Je-li podnik malý a není schopen škálovatelnosti, model opakujících se faktur se bude používat jen omezeně.
• Příprava modulu opakovaných faktur ve fakturačním softwaru se může ukázat jako nákladná. Před jeho zvolením je třeba provést analýzu nákladů a přínosů.
• Zajištění souladu s předpisy u opakujících se faktur může být obtížné.
• Jestliže zákazník přejde na jiný tarif, může být nutné, aby podnik doplnil stávající fakturační moduly. To povede k dalším nákladům.
• K úspěšnému provedení modelu opakujících se faktur je nutná koordinace z vyšší úrovně oddělení. Včasné vstupy jsou potřebné od obchodního oddělení a technických oddělení provádějících služby.

Tipy pro vedení modelu opakované fakturace

Následující tipy mohou být užitečné při řízení systému opakovaných faktur:

• Je třeba dbát na to, aby byla přesně nastavena frekvence fakturace.
• Zvláštní pozornost je třeba věnovat aktuálním údajům o sazbě DPH. Pokud dojde ke změní sazby DPH, měl by být systém okamžitě aktualizován, aby byla zajištěna přesná fakturace.
• Je vhodné klást určitý důraz na zapojení zákazníka a pokračování dobrých vztahů se zákazníkem. To zajistí, že systém opakované fakturace bude mít dlouhou životnost.
• Každá změna modelu opakovaných faktur by měla být podložena smluvním oprávněním. Změny v modelu opakovaných faktur musí být sladěny se smlouvou.

Závěr

Podnik používá opakující se fakturu, pokud jsou zákazníkovi prodávány a poskytnuty stejné výrobky a služby po určitých pravidelných intervalech. Tento systém je páteří podnikání založeného na předplatném a členství. Aby bylo možné použít model opakující se faktury, měly by podmínky obchodu zůstat pevné. Pokud dojde ke změně, musí se to projevit v účetním systému.

Mezi podniky, které využívají model opakujících se faktur, patří mimo jiné pronájem zařízení, poskytování služeb na základě měsíčních smluv, členství, údržba, bezpečnostní služby a další.

Používání opakujících se faktur má mnoho dalších výhod, například zkrácení doby a snížení nákladů fakturačního oddělení, zlepšení stavu peněžních toků, zlepšení vztahů se zákazníky, efektivní výběr plateb a snížení rizika nedostatečné fakturace.

Existují však také pozoruhodné problémy. Těmito výzvami jsou například obtížnost řízení přílivu služeb, zajištění spokojenosti a angažovanosti zákazníků a také skutečnost, že modul pro opakované fakturace může vyžadovat vyšší náklady.

Existují určité tipy pro úspěšné řízení modelu opakujících se faktur. Mezi tyto tipy patří vhodné nastavení frekvence fakturování, sledování aktuálních informací o změnách v daňové politice, zajištění spokojenosti zákazníků a zajištění existence smluvního zmocnění pro jakoukoli změnu podmínek opakovaných faktur.

Často kladené otázky

Které podniky by měly používat opakované faktury?

Model opakujících se faktur je vhodné používat u společností, které fakturují zákazníkům po určitých intervalech. Pokud se zákazníky probíhá trvalý obchod za stejných podmínek, pak je ideální využít model opakovaných faktur.

Jak souvisí automatizace s opakovanými fakturami?

Opakující se faktura souvisí s automatikou, protože faktury se stejnými podmínkami jsou zákazníkovi zasílány automaticky každé období. Není tudíž nutné často aktualizovat obsah faktury.

Jak souvisí spokojenost zákazníků s opakovanými fakturami?

Protože je faktura odesílána včas, bez promeškání termínu, budí dojem, že jste profesionálním a spolehlivým poskytovatelem služeb a obchodním partnerem. To vede k větší spokojenosti našich zákazníků a posílí to dlouhodobý obchodní vztah a asociaci, kterou se zákazníkem máte.

Je náročné řídit model opakujících se faktur?

Je možná náročné řídit model opakujících se faktur. Některé podniky nemusí být schopni zvládnout příliv obchodů, které přináší model opakovaných faktur. Navíc vzhledem k tomu, že se okolnosti neustále mění, může být obtížné řídit dlouhodobou míru spokojenosti a angažovanosti zákazníků.

Ostatní typy faktur:

• Faktura s DPH: standardní faktura vystavená plátcem DPH
• Faktura pro neplátce DPH: běžná faktura vystavená společností, která není plátcem DPH.
• Proforma faktura: jednoduchá výzva k platbě
• Dobropis: vrácení peněz zákazníkovi