Proforma faktura

Proforma faktura: Podrobné vysvětlení

Rozdíl mezi proforma fakturou a fakturou

Hlavním rozdílem mezi proforma fakturou a standardní fakturou je, že proforma faktury uvádějí odhady skutečností a čísel. Oproti tomu faktury obsahují skutečné a zjištěné skutečnosti a čísla.

Další rozdíl mezi těmito dvěma formuláři se týká doby, kdy jsou formuláře zasílány zákazníkovi. Proforma faktura je zákazníkovi vystavena před dodáním zboží nebo provedením služby. Na druhou stranu faktura je vystavena v okamžiku, kdy již bylo zboží zákazníkovi odesláno nebo služby provedeny. Smyslem zálohové faktury je sladit očekávání prodávajícího a zákazníka. Na rozdíl od toho je faktura právním dokumentem, který lze použít jako doklad o prodejní transakci.

Proforma i standardní faktura byly odsouhlaseny prodávajícím a kupujícím. Kromě toho mají proforma faktury stejný obsah jako standardní faktura, například údaje pro fakturaci, logo, kontaktní údaje a obchodní podmínky. Je však důležité zmínit, že každá faktura musí být jasně označena jako proforma faktura nebo faktura.

Z účetního hlediska není možné proforma faktury použít jako podpůrný důkaz pro zaúčtování transakcí. To znamená, že v účetním systému nelze provést aktualizaci na základě toho, co je uvedeno na proforma faktuře. Důvodem je skutečnost, že k datu vystavení proforma faktury ještě nebylo dodáno zboží. Rizika a odměny nebyly převedeny, a proto účetní předpisy neumožňují zaúčtování transakce. Naproti tomu v případě faktury došlo k převodu rizika a odměn, protože zboží již bylo odesláno zákazníkovi.

Cenová nabídka vs. zálohová faktura

Cenová nabídka vzniká v úvodní fázi transakce nebo jednání. Účelem cenové nabídky je sdělit druhé straně záměrnou cenu, kterou by souhlasila za zboží nebo službu přijmout. Vzhledem k tomu, že se v tomto okamžiku jedná pouze o fázi vyjednávání, nedochází mezi stranami k žádné vzájemné dohodě.

Na rozdíl od toho je proforma faktura odhadem, který je vyhotoven a vychází z dohodnutých podmínek mezi prodávajícím a zákazníkem. Existuje zde prvek vzájemné dohody mezi stranami a obchod byl dokončen. Prodávající může od zákazníka očekávat platbu, protože zálohová faktura slouží jako nástroj, který zajišťuje, že obě strany mají stejné podmínky.

Pokud má zákazník zaplatit zálohu, význam proforma faktury exponenciálně roste. Proforma faktura funguje jako podklad pro výpočet zálohové platby.

Hlavní rozdíl mezi cenovou nabídkou a zálohovou fakturou spočívá v tom, že u cenové nabídky se platba neočekává, protože nedochází k uzavření smlouvy. Jedná se pouze o krok v rámci počátečních jednání. U proforma faktury se však očekává platba, protože obchod byl mezi prodávajícím a zákazníkem dokončen.

Následující text se bude zabývat podrobnými aspekty používání proforma faktury k zálohové platbě.

Proforma faktura pro zálohovou platbu

V běžném provozu prodávající vystavuje fakturu při žádosti o platbu. Při vyřizování platby předem je obvyklou praxí, že někteří prodejci zavádějí zásady pro vyřizování takových plateb. Obvykle se po obdržení platby zboží zákazníkovi expeduje. V situaci zálohových plateb, kdy zboží ještě nebylo odesláno, je vystaven odhadovaný účet ve formě zálohové faktury, aby si strany mohly udělat představu o výši platby.

Protože se proforma faktury mohou měnit, může to znamenat, že po obdržení finálního vyúčtování bude třeba upravit kupní cenu. Pokud zákazník uhradil platbu na základě proforma faktury a cena se liší od konečné faktury, bude nutné zaúčtovat do účetního systému opravné účetní položky.

Příklad pokud zákazník uhradil zálohu na základě proforma faktury a výsledná konečná faktura obsahuje vyšší částku, bude to znamenat, že zákazník bude muset vytvořit závazek na dodatečnou částku a provést doplatek. Pokud je cena konečné faktury nižší než cena zálohové faktury, může zákazník očekávat od prodávajícího vrácení peněz.

Je důležité si všimnout, že proforma faktury můžete použít jak pro místní, tak pro mezinárodní obchod. V zahraničním obchodě se však proforma faktura používá častěji. Dále si popíšeme, jak se proforma faktury používají při exportu.

Proforma faktura pro export

S exportem jsou spojeny mnohé procesní náležitosti. Týkají se oblasti přístavu, bankovnictví, přepravy zboží, cla, cel, kontrol a mnoha dalších. Kvůli této složitosti může mít zahraniční kupující nejasnosti ohledně aspektů, jako je měna transakce, popis, výrobky a další.

Zde vám může proces zjednodušit proforma faktura. Vzhledem k tomu, že proforma faktury jsou vystavovány s vyčerpávajícími popisy, umožňuje to prodávajícímu i kupujícímu mít stejné porozumění. Tyto popisy obsahují, jméno prodávajícího a kupujícího, identifikační číslo kupujícího, datum poptávky, stručný popis výrobku, cenu výrobku, kubaturu, rozměry balení, přepravní hmotnost, místo dodání, objem obchodu, platební podmínky, podmínky prodeje, místo odeslání a dodání a měnu transakce.

Proforma faktura využívaná při složitém exportním obchodu pomáhá vyjasnit očekávání mezi prodávajícím a kupujícím, aby bylo možné lépe naplánovat a řídit všechny aspekty transakce.

Závěr

Proforma faktura se vystavuje před dodáním zboží zákazníkovi. Slouží jako užitečný nástroj, který pomáhá vyjasnit podmínky mezi kupujícím a prodejcem. Protože obsahuje odhadované skutečnosti a čísla, dává oběma stranám představu o tom, co mohou od transakce očekávat. Dalším požadavkem je, že musí být jednoznačně označena, že jde o proforma fakturu. Kromě toho, protože se nejedná o právní dokument, neměl by být na základě proforma faktury aktualizován účetní systém.

Proforma faktury jsou také vystavovány za účelem inkasa zálohových plateb. Je to užitečné, protože na jejím základě lze stanovit výši zálohové platby. Kromě toho pomáhá proforma faktura definovat podmínky při použití v mezinárodním obchodě.

Proforma faktura se liší od běžné faktury, neboť běžná faktura obsahuje faktické údaje a je používána jako podpůrná dokumentace pro zpracování účetních a souvisejících transakcí. Oproti proforma faktuře je běžná faktura vystavena po odeslání zboží zákazníkovi nebo po provedení služby.

Často kladené otázky

Které jsou základní vlastnosti proforma faktury?

Následující jsou některé ze základních vlastností zálohové faktury:

• Jde o vynikající vyjednávací strategii pro mezinárodní obchod.
• Jedná se o dobrovolný dokument, což znamená, že nemusí být vyžadován pro všechny transakce
• Tyto faktury mají platnost po určitou dobu.

Jaké jsou základní součásti zálohové faktury

Následující údaje jsou některé ze základních součástí proforma faktury:

• Popis výrobku včetně matice kvality
• Dodací podmínky a jejich vlastnosti
• Podrobnosti dodávky
• Podmínky prodeje
• Měna transakce

Kdy se zákazníkům posílá proforma faktura?

Proforma faktura se zákazníkovi zasílá, jakmile se kupující a prodávající dohodnou na ceně výrobku. Ve většině situací je proforma faktura zasílána proto, aby se obě strany ujistily, že mají stejné záměry. Může být také zaslána v případě, kdy byla požadována zálohová platba za transakci.

Ostatní typy faktur:

• Faktura s DPH: standardní faktura vystavená plátcem DPH
• Faktura pro neplátce DPH: běžná faktura vystavená společností, která není plátcem DPH.
• Dobropis: vrácení peněz zákazníkovi
• Opakující se faktura: automatická fakturace odběrateli